Sie möchten wissen, wie Sie ein Event organisieren und was Sie dazu benötigen? Wir haben für Sie eine übersichtliche und praktische Event–Checkliste zusammengestellt, die Ihnen bei der Planung und Umsetzung Ihrer Veranstaltung helfen soll.
Die Checkliste ist flexibel anpassbar, da jede Veranstaltung ihre eigenen Besonderheiten hat. Je nachdem, ob es sich um eine öffentliche Veranstaltung mit Eintritt oder ein Firmen-Event handelt, kann die Reihenfolge der Aufgaben variieren.
Einige Punkte, wie die Auswahl der Location oder der Künstler werden in der Regel zunächst nur angefragt und reserviert, um sie später endgültig festzulegen.
Mit unserer Checkliste fürs Ihr Event haben wir für Sie eine solide Grundlage für die erfolgreiche Planung Ihres Events geschaffen. Sie haben Fragen oder möchten eine Musikanlage mieten? Gerne kümmern wir uns um Ihre Anliegen. Wir sind Ihr Ansprechpartner für Veranstaltungstechnik in Graz!
Das Wichtigste vorab zusammengefasst:
- Erstellung eines Konzepts mit Zielen, Thema, Motto, Preisen und Wettbewerbsanalyse
- Kalkulation der Veranstaltungskosten und Klärung lokaler Steuern und Abgaben
- Suche nach Partnern, Sponsoren und Medienpartnern
- Überprüfung gesetzlicher Vorschriften und Beantragung von Subventionen oder Fördermitteln
- Festlegung eines Termins und Auswahl einer geeigneten Location
- Buchung von Musikern, Künstlern, Referenten und Moderatoren
- Planung der Bühnenanweisungen und technischen Anforderungen der Künstler
- Aussendung eines Nachberichts an die Presse und Durchführung einer Nachbesprechung im Projektteam
- Die österreichische Eventbranche hat eine hohe Innovationskraft. Viele österreichische Unternehmen sind weltweit führend in der Entwicklung neuer Technologien und Konzepte für Veranstaltungen.
Checkliste für Ihr Event
Vorbereitungsphase
- Erstellung eines Konzepts (Ziele, Thema, Motto, Preise, Wettbewerb usw.)
- Kalkulation der Veranstaltungskosten und Klärung lokaler Steuern und Abgaben
- Suche nach Partnern, Sponsoren und Medienpartnern
- Überprüfung gesetzlicher Vorschriften
- Beantragung von Subventionen oder Fördermitteln
- Finden und Festlegen eines Termins
- Auswahl und Festlegung einer Location
- Buchung von Musikern, Künstlern, Referenten und Moderatoren sowie Abschluss von Verträgen
- Klärung und Buchung der Infrastruktur (Möbel, Nebenräume, Sanitäranlagen, Absperrgitter usw.)
Organisationsphase
- Interne Kommunikation des Termins
- Bildung eines Projektteams und Verteilung von Aufgaben
- Festlegung des genauen Ablaufs der Veranstaltung bzw. Erstellung eines Regieplans
- Einrichtung eines Kartenvorverkaufs- oder Gästeregistrierungssystems
- Erstellung eines Sicherheitskonzepts oder Beauftragung einer entsprechenden Dienstleistung
- Anmeldung der Veranstaltung bei den zuständigen Behörden
- Beantragung erforderlicher Genehmigungen (z. B. für Fahrgenehmigungen, Parkgenehmigungen, Nachtgenehmigungen usw.)
- Beantragung einer Sperrstundenverlängerung
- Anmeldung der Veranstaltung bei Verwertungsgesellschaften wie AKM (Österreich) oder GEMA (Deutschland)
- Buchung von Hotelzimmern für Künstler, Gäste, Mitarbeiter usw.
- Festlegung von Dienstleistern und Lieferanten (Mobiliar, Ausstattung, Dekoration usw.)
- Anfrage und Buchung eines Veranstaltungstechnik-Anbieters
- Festlegung eines Catering- oder Gastronomiepartners (Verpflegung für Gäste, Künstler, Crew usw.)
- Überprüfung der Bühnenanweisungen und technischen Anforderungen der Künstler und Einplanung dieser Aspekte
- Abschluss erforderlicher Versicherungen (Veranstalterhaftpflicht, Ausfallsversicherung usw.)
- Erstellung eines Marketingplans
- Bestellung von Drucksachen (Plakate, Flyer, Banner usw.)
- Versenden von Einladungen an Gäste, Presse usw.
- Bewerbung der Veranstaltung und Veröffentlichung von Pressemitteilungen
- Planung von Shuttles und Transporten sowie mögliche Organisation von Helfern
- Ermittlung des Strombedarfs und Weitergabe der Informationen bzw. Bestellung von Stromkästen
- Organisation von Helfern für Bühne, Auf- und Abbau, Technik usw.
- Bereitstellung einer Garderobe inklusive Garderobenpersonal
- Sicherheitspersonal, Security oder Ordner
- Organisation von Sanitätsdienst, Feuerwehr oder Polizei (bei Bedarf)
- Engagement eines Eventfotografen oder gegebenenfalls eines Videoteams
- Überprüfung und Umsetzung der Veranstaltungsbescheide
- Durchführung eventueller Vorauszahlungen
Detailplanung
- Koordination von Lieferungen und Abholungen
- Klare Definition der Parkplatzsituation
- Nummerierung von Tischen, Stühlen usw.
- Anbringung von Beschilderungen (Parkplatz, Eingänge, Location, Backstage, Bühne, Fotoregeln usw.)
- Erstellung von Namensschildern, Lanyards, Arbeitsunterlagen, Geschenken und Give-Aways
- Ermittlung und Weitergabe der finalen Gästeanzahl
- Versenden von detaillierten Informationen an Teilnehmer und Gäste (Ablauf, Anfahrt, Parken, Hotel usw.)
- Besprechung mit Location, Catering usw.
- Vorbereitungen in der Location (Garderoben, Spiegel, Handtücher usw.)
- Organisation von WLAN/Internet in der Location
- Anbringung des Brandings und der Werbung der Partner
- Bereitstellung von eigenem Werbematerial für die Location
- Vorkehrungen für Wechselgeld an der Kasse oder im Gastronomiebereich
- Vorbereitung des Abendkassensystems sowie der Tickets, Einlassbänder usw.
- Planung des Abbaus, der Reinigung, Entsorgung usw.
- Erstellung von Telefonlisten mit den wichtigsten Kontakten für alle Beteiligten
- Klärung des Zugangs zur Location und Abholung der Schlüssel
Tag der Veranstaltung
- Test der technischen Anlagen
- Durchführung eines finalen Briefings mit den jeweiligen Abteilungen
- Durchführung eines Rundgangs mit den Behörden (falls vorgeschrieben)
- Betreuung der Gäste, Künstler und Partner
- Überwachung des Veranstaltungsablaufs
- Abrechnung mit Künstlern, Lieferanten usw.
- Erstellung von Fotos vom Event und Fotos vom Branding für Sponsoren und Partner
Nach dem Event
- Abrechnung der Veranstaltung
- Weiterleitung der Abrechnung an erforderliche Stellen wie AKM, GEMA, Magistrat usw.
- Versenden von Dankesschreiben
- Durchführung einer Befragung der Teilnehmer
- Versenden eines Nachberichts an die Presse
- Durchführung einer Nachbesprechung im Projektteam
Fazit
Unsere Event–Checkliste bietet Ihnen eine umfassende und praktische Unterstützung bei der Planung und Umsetzung Ihres Events. Sie umfasst alle wichtigen Schritte und Aufgaben, die Sie bei der Vorbereitungsphase, Organisationsphase, Detailplanung, am Tag der Veranstaltung und nach dem Event berücksichtigen sollten.
Unsere Checkliste ist flexibel entsprechend den Anforderungen und Besonderheiten Ihres Events anpassbar und bietet Ihnen eine Grundlage, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten und nichts Wichtiges zu übersehen.
Von der Konzepterstellung über die Buchung von Künstlern und der Infrastruktur bis hin zur Betreuung der Gäste und der Abrechnung finden Sie mit unserer Checkliste einen umfassenden Leitfaden. Auch die Nachbereitung des Events wird dabei nicht vernachlässigt.
Nutzen Sie unsere kostenlose Event–Checkliste als wertvolles Werkzeug, um Ihr Event erfolgreich zu planen und umzusetzen. Damit stellen Sie sicher, dass alle wichtigen Aspekte berücksichtigt werden und Ihr Event zu einem unvergesslichen Erlebnis wird!
Sie haben Fragen zum Thema Beschallungstechnik, Veranstaltungstechnik oder Lichtdesign? Nehmen Sie am besten noch heute Kontakt mit uns auf! Bei uns finden Sie fachkundige Beratung und das passende Equipment für Bühne, Video, Ton und Licht.